Orçamento de TI

 

Orçamento de TI

Você, que exerce cargo de liderança na área de TI, sabe que a idealização de um eficiente budget (Orçamento de TI) te auxilia a evidenciar como as ações estão sendo transformadas em soluções para o seu negócio. Sabe, também, que o Planejamento Orçamentário nada mais é do que o Planejamento Estratégico da empresa traduzido em números.

Um planejamento do orçamento de TI proporciona integração com outras áreas, gera apoio e entendimento e faz com que todos enxerguem os resultados, ponto fundamental para os gestores da empresa, afinal é para eles que você deve justificar orçamento e, principalmente, mostrar como o investimento está sendo aplicado. O Orçamento Base Zero (OBZ) em TI, nesse sentido, permite a elaboração do Planejamento Orçamentário de um determinado período a partir de uma base zerada, sem levar em consideração as receitas, custos, despesas e investimentos anteriores (chamada de base histórica ou exercícios anteriores).

Vantagens da Orçamento de TI.

Uma das maiores vantagens (e que assombram os responsáveis pelo Planejamento Orçamentário da empresa) é, sem dúvidas, a identificação dos custos e despesas considerados supérfluos, desnecessários, mas que a empresa ainda dispõe deles por conta da base histórica, dos exercícios anteriores. Por meio do Orçamento Base Zero (OBZ) em TI, o gerente de TI terá que lidar com o orçamento zero, ou seja, o mesmo será obrigado a analisar cada despesa e custo de forma minuciosa, eliminando o que é desnecessário, possibilitando investimento para outros pontos que ainda serão percebidos.

A metodologia pode proporcionar três principais benefícios para sua empresa:

  • Alocação eficiente dos recursos;
  • Detecção de budgets inflados;
  • Eliminação de processos desnecessários.

Desvantagens do Orçamento de TI.

Sendo uma ferramenta estratégica, a desvantagem desta metodologia seria o tempo gasto para sua utilização, afinal provavelmente será um processo novo em sua empresa, demandando um maior envolvimento das áreas da empresa, o que, de fato, também não é algo tão ruim, pois obrigará os mesmos a saírem da zona de conforto, analisarem imperfeições, trazer soluções. Desta forma, a metodologia pode proporcionar três principais desafios, sendo:

Maior tempo com a criação do Budget, em relação ao modelo tradicional;

Os gestores devem pensar e justificar sobre cada item do orçamento (o que não é totalmente ruim, dependendo da holística);

O processo será desafiador caso os departamentos e seus responsáveis não estejam “preparados” (tecnicamente) e dispostos (fisicamente) para levar a metodologia adiante.

Diferença do Orçamento Base Zero (OBZ) para outros orçamentos.

OBZ:

  • Incentiva revisão dos processos
  • Prioriza alocação correta dos recursos
  • Envolve todos os níveis da organização

Outros orçamentos:

  • Baseiam-se no orçamento anterior;
  • Tratam todos os custos igualmente;
  • A alta gestão tem menor participação.

Planejamento Orçamentário e aplicação do Orçamento de TI.

No comércio, a OBZ pode ser aplicado na projeção de vendas ou deduções de vendas. Já nos serviços, tendo como foco a área da TI, o OBZ pode inferir:

Nas Despesas com Pessoal: nas empresas de TI, o gasto com o pessoal costuma ser o de maior representatividade. Nestas horas, a utilização do OBZ é imprescindível para localizar brechas em departamentos que necessitam de pessoas, identificando, também, qual pessoal está sendo “subutilizado”. É importante que você entenda que melhorar a eficiência de gasto com pessoal não constitui exclusivamente em encurtar o quadro de funcionários, e sim alocar os recursos humanos de maneira mais eficaz, direcionando o pessoal para as funções e tarefas que produzam maior lucro para a empresa. Confira outras dicas sobre gestão de equipe

Nas Despesas Operacionais: você já deve ter percebido que muitos boletos são pagos todos os meses e, muitas vezes, ninguém sabe sobre o que é, ou o porque daquilo estar ainda sendo pago. Tudo isso é decorrência da base histórica, que tem como característica reincidir nas despesas desnecessárias, ano a ano, insistindo no erro do – desculpem o clichê – “time que está ganhando não se mexe”. Mexe-se sim, e dá para torná-lo melhor. O OBZ propõe solução para esses cortes, e se determinada despesa for realmente indispensável, aparecerá alguma pessoa para reclamá-la, correto?!

Nos Investimentos Operacionais: ou seja, na aquisição do hardware, software, utensílios, entre outros. Essas aquisições precisam ter uma finalidade específica, que é, geralmente, a de dar base à operação para o desenvolvimento da organização. Aqui, o Orçamento Base Zero (OBZ) em TI se encarrega de alinhar o planejamento do orçamento junto ao planejamento estratégico determinado pelo gestor, definindo quais os recursos que devem ser utilizados para que determinada meta seja alcançada.

Porque, definitivamente, devo utilizar o Orçamento Base Zero (OBZ) na minha empresa?

Por que irá localizar o excesso de peso, no qual os responsáveis deverão fazer cortes importantes. Entenda que o Orçamento Base Zero (OBZ) em TI é uma mala de viagem, no qual se você irá para um local mais quente não necessitará levar cachecol ou luvas. Entenda que, muitas organizações transportam custos e despesas em sua “mala” desnecessariamente.

Por que dá trabalho, mas vale a pena. O Orçamento Base Zero (OBZ) em TI é uma metodologia simples em sua teoria, mas que na prática se torna complexa, pois tudo terá de ter uma justificativa, um porque. Nenhum item ou processo deverá passar despercebido – por menor que ele seja, ele gera tempo e valor investido. Definir se um determinado item ou processo é realmente importante pode parecer uma tarefa simples, mas carecerá de uma análise profunda sobre a necessidade do mesmo.

Por que decisões carecem de fundamentação. Todo o processo lógico da organização deve ser respeitado, mas também questionado. Até mesmo as tarefas que soam como essenciais para o negócio podem ser, outrora, ponderadas como supérfluas em uma nova holística estratégica. Repare que, há poucas décadas atrás, organizações se orgulhavam de possuírem sedes ou diversas instalações. Hoje em dia, empresas “virtuais” conseguem oferecer uma ampla gama de serviços em um ambiente micro e lucrarem tanto quanto essas instalações anteriormente citadas. O desafio aqui é cultivar o indicador de qualidade, buscando tornar enxuto os gastos e maximizar os lucros.

Por que delega Responsabilidade nos cortes. A proposta do Orçamento Base Zero (OBZ) em TI é transferir poderes para que os responsáveis pela elaboração do orçamento se sintam no direito e no dever de realizar cortes importantes na empresa. Mais importante do que lucrar é inviabilizar prejuízos.

Por fim, o Orçamento Base Zero é uma importante metodologia que ajuda solucionar o paradoxo mais conhecido na área de TI: Reduzir custos e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência. Os investimentos merecem um pouco mais de cuidado: são itens que precisam de justificativa em cada processo para que haja o retorno esperado. O Orçamento Base Zero (OBZ) em TI é apenas uma das várias metodologias que auxiliam no Planejamento Orçamentário de uma empresa. Definir uma metodologia adequada é ponto chave para obter sucesso e alinhar o planejamento orçamentário com os objetivos da gestão estratégica da empresa.


Autor: Fabio Varricchio, CEO da Sensr.IT e da Gap Solutions

  • Especialização Governança corporativa – Babson | USA
  • Especialização Governança Financeira – Columbia University | USA
  • MBA Gestão de empresas e negócios
  • Pos graduado em Segurança da Informação

Duas décadas de experiência em estratégia de TI e Gestão de Negócios, atuou em grandes empresas em projetos nacionais e internacionais. Ajuda empresas a alcançarem os melhores objetivos através de TI. É especialista em Planejamento estratégico de TI, Planejamento estratégico Digital, Delivery Services, Governança e segurança da Informação, ERP, Projetos Web, desenvolvimento de negócios, consultoria empresarial.

 

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